律師行業(yè)
如何對(duì)文件做集中管控?
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2025-04-17 13:51:30
01｜這不是一個(gè)律所 IT 改造計(jì)劃，而是一群律師實(shí)在受夠了文件亂放
在接觸我們之前，北京一家大型律所的某合伙人團(tuán)隊(duì)（20 人左右）已經(jīng)習(xí)慣了一種“痛苦但沒(méi)法換”的工作方式：
• 案件資料分散在每個(gè)人的硬盤(pán)里，誰(shuí)下周出庭就誰(shuí)背著移動(dòng)硬盤(pán)滿(mǎn)天飛；
• 一份合同版本有好幾份，誰(shuí)動(dòng)過(guò)誰(shuí)刪了誰(shuí)合并的，靠猜；
• 證據(jù)、盡調(diào)材料越存越多，想查個(gè)舊案資料要靠“記得上次誰(shuí)負(fù)責(zé)”；
• 法律行業(yè)又講保密，一不小心誰(shuí)把 U 盤(pán)落在出租車(chē)上，可能就要寫(xiě)事故報(bào)告。
這套操作，如果不熟悉行業(yè)的朋友聽(tīng)著可能覺(jué)得太離譜，但這真的是很多律所“默認(rèn)生存模式”。
02｜他們不是想不上系統(tǒng)，只是沒(méi)人告訴他們“還有別的選項(xiàng)”
他們問(wèn)我們：“我們團(tuán)隊(duì)自己能搞一套‘本地私有云’嗎？不用總部批、不用IT？” 我們說(shuō)：“當(dāng)然能。我們現(xiàn)在做的產(chǎn)品，就是給你們這種‘資料多、協(xié)作多、又沒(méi)預(yù)算搞一套企業(yè)級(jí)系統(tǒng)’的團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)備的。” 于是，他們?nèi)胧至艘慌_(tái) SaifanBox 桌面設(shè)備。**四盤(pán)位，裝了四塊 6T 硬盤(pán)，組了 RAID5，一共大概 18T 可用容量——足夠他們存下未來(lái) 3-5 年所有案件的底稿、合同、證據(jù)材料、盡調(diào)文檔、培訓(xùn)資料、甚至偶爾存?zhèn)€團(tuán)隊(duì)聚會(huì)照片。在線(xiàn)咨詢(xún)
03｜用了之后他們說(shuō)：“這是我們第一個(gè)不依賴(lài)別人也能用起來(lái)的系統(tǒng)”
部署之后，這臺(tái)小小設(shè)備干了這幾件事：
1）全員再也不用拎硬盤(pán)了
資料全部集中在 SaifanBox 里，遠(yuǎn)程出差也能安全訪(fǎng)問(wèn)，權(quán)限一人一檔。
2）文件協(xié)作不再亂成一鍋粥
每份案件材料版本都能回溯，誰(shuí)改了什么一目了然，不再靠“口頭同步”。
3）案件歸檔開(kāi)始“像個(gè)樣子”
以前資料存在哪張桌面上都要問(wèn)半天，現(xiàn)在建了文件分類(lèi)和標(biāo)簽系統(tǒng)，查找變得像百度。
4）安全性從“基本沒(méi)有”到“終于有了”
RAID5 冗余機(jī)制 + 本地存儲(chǔ) + 權(quán)限控制，突然之間他們有了“文檔有事可追、丟不了、泄不了”的底氣。
04｜他們不是技術(shù)專(zhuān)家，但他們知道什么是“靠譜”
我們沒(méi)有讓他們上培訓(xùn)課，也沒(méi)給他們搞部署流程圖——就一臺(tái)機(jī)器、一根電源線(xiàn)、一條網(wǎng)線(xiàn)，設(shè)備插上就跑，文檔拖進(jìn)去就行。
他們自己總結(jié)這個(gè)系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是：終于不用再問(wèn)‘誰(shuí)那兒還有這份資料？’了。”
05｜這事能復(fù)制嗎？當(dāng)然能
這支團(tuán)隊(duì)的經(jīng)歷說(shuō)明了一件事：你不需要變成大公司，不需要建機(jī)房，不需要上 OA 流程，也不需要和總部 IT部打交道，就能把自己的資料整明白，把文件管理做好。
他們是一個(gè)試點(diǎn)，也是一個(gè)范例。
寫(xiě)在最后：你不是非得用這套系統(tǒng)，但你最好別再靠運(yùn)氣存文件了。我們不賣(mài)“云”，我們賣(mài)的是：一份對(duì)你自己的數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)的能力。在線(xiàn)咨詢(xún)
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